1. Persoonsgegevens
Ekseeko verwerkt persoonsgegevens over jou als je je inschrijft voor activiteiten of je bij Ekseeko aansluit als vrijwilliger. Deze gegevens hebben jij of je wettige vertegenwoordiger zelf aan ons verstrekt op het moment van je inschrijving (via de informatiefiche of het vrijwilligerscontract). We verzamelen dus geen bijkomende gegevens over jou zonder je medeweten.
Persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voornaam en familienaam
- Geboortedatum
- Adresgegevens
- Telefoonnumer
- E-mailadres
- Rekeningnummer en betalingsinformatie
- Aandachtspunten bij begeleiding
- ICE-contactgegevens
- Toestemming voor het maken en publiceren van beeld- en audiomateriaal
- Deelname aan activiteiten van Ekseeko
Doel van de verwerking persoonsgegevens
Ekseeko gebruikt de verzamelde gegevens om jou uitnodigingen en informatie over haar werking te bezorgen en om jou te kunnen inschrijven voor deze activiteiten als je wil deelnemen. Ook om jou goed te kunnen helpen waar nodig, en om je te kunnen verzekeren tijdens Ekseeko-activiteiten.
Omdat Ekseeko werkt onder de vleugels van Kannet, wordt deze informatie ook met hen gedeeld. Meer informatie over hoe zij daarmee omgaan vind je op https://kannet.be/privacy-beleid/
In kader van aanvraag van subsidies kunnen deze gegevens ook gedeeld worden met de overheid. Dit doen we uiteraard enkel wanneer de overheid daar expliciet om vraagt.
Heb je een ongeval? Dan delen we ook de gegevens i.v.m. het ongeval met onze verzekering. Dit altijd in afspraak met jou of je wettelijk vertegenwoordiger.
Beschikbaarheid van persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden digitaal bewaard op het Ekseeko-platform (Microsoft 365 Business Basic EEA). Papieren documenten worden ook bewaard bij de bestuursleden thuis.
Enkel bestuursleden van Ekseeko verwerken de gegevens en hebben toegang tot deze gegevens. Betalingsinformatie wordt ook verwerkt door een vrijwilliger die specifiek deze taak opneemt.
Gegevens die nodig zijn voor het begeleiden van deelnemers, worden gedeeld met vrijwilligers die deze gegevens nodig hebben.
De vrijwilligers van Ekseeko hebben via de vrijwilligersovereenkomst een geheimhoudingsplicht. Als zij tijdens een activiteit (bijvoorbeeld in een gesprek) persoonlijke informatie ontvangen, moeten zij hier vertrouwelijk mee omgaan, en mogen zij die niet doorgeven zonder jouw toestemming (of die van je wettelijk vertegenwoordiger).
Hoe lang worden deze gegevens bewaard?
- Je naam en e-mailadres worden in de verzendlijst van Ekseeko bewaard tot je zelf vraagt om ze daaruit te verwijderen.
- Andere persoonlijke informatie wordt bewaard tot het einde van het kalenderjaar volgend op het jaar waarin je voor het laatst deelnam aan een activiteit. Wil je nadien terug deelnemen, dan kan dat zeker. We zullen je dan vragen om opnieuw een informatiefiche of vrijwilligerscontract in te vullen.
- Informatie i.v.m. betalingen, subsidiedossiers of verzekeringen worden bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen.
Gegevens inkijken, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te kijken, te corrigeren of te verwijderen. Je kan een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering indienen door te mailen naar info@ekseeko.be. Ekseeko zal zo snel mogelijk op jouw verzoek reageren.
2. Cookiebeleid
Ekseeko maakt enkel gebruik van noodzakelijke cookies op de website www.ekseeko.be.
3. Beeldmateriaal
Tijdens activiteiten kunnen foto’s, filmpjes of geluidsopnames gemaakt worden en die kunnen achteraf ook gepubliceerd worden. Via de informatiefiche of het vrijwilligerscontract vragen we hiervoor jouw toestemming.
Wanneer Ekseeko audio- of beeldmateriaal waarin je voorkomt wil gebruiken voor andere doeleinden dan in de inlichtingenfiche of het vrijwilligerscontract staan beschreven, zal Ekseeko hier steeds toestemming voor vragen. Dit materiaal wordt ook niet doorgegeven aan andere organisaties of personen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.
Ekseeko bewaart dit audio- en beeldmateriaal op het Ekseeko-platform (Microsoft 365 Business Basic EEA).